Actuellement, nous recherchons un Assistante exécutive et chef de bureau pour nous rejoindre dans nos bureaux, près de la Puerta de Toledo.
Responsabilités (entre autres) :
Ressources humaines et gestion de bureau
- Élaboration et gestion des politiques en matière de ressources humaines.
- Intégration et départ des employés.
- Mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité.
- Veiller au bon fonctionnement du bureau : entretien et réparations, fournitures, assurances...
Organisation d'événements d'entreprise
- Organisation de voyages complexes : vols, visas, hébergement...
- Organisation de l'agenda du PDG.
- Gérer les affaires personnelles du PDG (sur une base ad hoc).
- Planification de visioconférences sur différents fuseaux horaires.
Télécommunications
- Réception, enregistrement, distribution et récupération de la boîte de réception et de la correspondance.
- Agir en tant que lien entre l'entreprise et ses clients, fournisseurs, sous-traitants, bailleurs... en ce qui concerne les questions administratives.
Traitement de l'information
- Gestion des systèmes de fichiers physiques et numériques.
- Élaboration de documents textes : lettres, propositions commerciales, déclarations internes...
- Maintien et mise à jour des bases de données (clients, fournisseurs, vivier de talents...).
- Élaboration de présentations multimédia.
- Recherche d'informations.
Gestion des documents juridiques et commerciaux
- Rédaction et révision de contrats de prestation de services, de NDA et d'autres contrats.
- Préparation de la documentation requise par les agences publiques.
- Conformité en matière de protection des données
Activité commerciale
- Agir en tant que lien entre l'entreprise et son administrateur en matière de comptabilité, de paiements, d'impôts, de trésorerie...
- Analyse et rapprochement des revenus de l'entreprise, de la facturation et des dépenses.
Exigences minimales :
- Diplôme technique supérieur en assistance exécutive.
- Anglais B2 (indispensable).
- 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Connaissances avancées en matière de :
- Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
- Google Workspace (Gmail, calendrier).
- Des plateformes de communication telles que Zoom et Microsoft Teams.
Exigences souhaitables :
- Diplôme universitaire.
- Connaissance du français et/ou du portugais. L'utilisation d'autres langues est un avantage.
- Expérience de l'utilisation de l'environnement Apple.
Compétences personnelles et autres exigences :
- Aptitude à travailler sous pression.
- Adaptabilité.
- Souci du détail.
- Discrétion et confidentialité.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale.
- Des compétences organisationnelles exceptionnelles.
- Autosuffisance.
- Volonté de travailler occasionnellement en dehors des heures de bureau.
- Autorisation de travail dans l'UE.
Ce que nous proposons :
- Contrat à durée indéterminée à temps plein.
- Salaire compétitif.
- Horaires de travail flexibles.
- Jusqu'à 6 jours par mois de télétravail.
- 25 jours de congé du travail par an.
- Super ambiance de travail.
- Boissons et snacks gratuits.
- Téléphone portable de l'entreprise.
Date de début prévue : début mai.
Si le poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV à admin@driblab.com