Executive Assistant and Office Manager

Driblab est une société de conseil spécialisée dans les données destinée aux professionnels du football. Basés à Madrid, nous travaillons avec des clients du monde entier.

Actuellement, nous recherchons un Assistante exécutive et chef de bureau pour nous rejoindre dans nos bureaux, près de la Puerta de Toledo.

Responsabilités (entre autres) :

Ressources humaines et gestion de bureau

  • Élaboration et gestion des politiques en matière de ressources humaines.
  • Intégration et départ des employés.
  • Mise en œuvre de la politique de santé et de sécurité.
  • Veiller au bon fonctionnement du bureau : entretien et réparations, fournitures, assurances...

Organisation d'événements d'entreprise

  • Organisation de voyages complexes : vols, visas, hébergement...
  • Organisation de l'agenda du PDG.
  • Gérer les affaires personnelles du PDG (sur une base ad hoc).
  • Planification de visioconférences sur différents fuseaux horaires.

Télécommunications

  • Réception, enregistrement, distribution et récupération de la boîte de réception et de la correspondance.
  • Agir en tant que lien entre l'entreprise et ses clients, fournisseurs, sous-traitants, bailleurs... en ce qui concerne les questions administratives.

Traitement de l'information

  • Gestion des systèmes de fichiers physiques et numériques.
  • Élaboration de documents textes : lettres, propositions commerciales, déclarations internes...
  • Maintien et mise à jour des bases de données (clients, fournisseurs, vivier de talents...).
  • Élaboration de présentations multimédia.
  • Recherche d'informations.

Gestion des documents juridiques et commerciaux

  • Rédaction et révision de contrats de prestation de services, de NDA et d'autres contrats.
  • Préparation de la documentation requise par les agences publiques.
  • Conformité en matière de protection des données

Activité commerciale

  • Agir en tant que lien entre l'entreprise et son administrateur en matière de comptabilité, de paiements, d'impôts, de trésorerie...
  • Analyse et rapprochement des revenus de l'entreprise, de la facturation et des dépenses.

Exigences minimales :

  • Diplôme technique supérieur en assistance exécutive.
  • Anglais B2 (indispensable).
  • 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
  • Connaissances avancées en matière de :
    • Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
    • Google Workspace (Gmail, calendrier).
    • Des plateformes de communication telles que Zoom et Microsoft Teams.

Exigences souhaitables :

  • Diplôme universitaire.
  • Connaissance du français et/ou du portugais. L'utilisation d'autres langues est un avantage.
  • Expérience de l'utilisation de l'environnement Apple.

Compétences personnelles et autres exigences :

  • Aptitude à travailler sous pression.
  • Adaptabilité.
  • Souci du détail.
  • Discrétion et confidentialité.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale.
  • Des compétences organisationnelles exceptionnelles.
  • Autosuffisance.
  • Volonté de travailler occasionnellement en dehors des heures de bureau.
  • Autorisation de travail dans l'UE.

Ce que nous proposons :

  • Contrat à durée indéterminée à temps plein.
  • Salaire compétitif.
  • Horaires de travail flexibles.
  • Jusqu'à 6 jours par mois de télétravail.
  • 25 jours de congé du travail par an.
  • Super ambiance de travail.
  • Boissons et snacks gratuits.
  • Téléphone portable de l'entreprise.

Date de début prévue : début mai.

Si le poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV à admin@driblab.com