Executive Assistant y Office Manager

Driblab es una consultora boutique basada en datos para profesionales del fútbol. Con sede en Madrid, trabajamos con clientes de todo el mundo.

Actualmente, estamos buscando un Asistente ejecutiva y gerente de oficina para unirse a nosotros en nuestra oficina, cerca de la Puerta de Toledo.

Responsabilidades (entre otras):

Gestión de recursos humanos y oficinas

  • Desarrollo y gestión de políticas de recursos humanos.
  • Incorporación y baja de empleados.
  • Implementación de la política de salud y seguridad.
  • Garantizar el buen funcionamiento de la oficina: mantenimiento y reparaciones, suministros, seguros...

Organización de eventos corporativos

  • Organización de viajes complejos: vuelos, visados, alojamiento...
  • Organizar la agenda del CEO.
  • Gestionar los asuntos personales del CEO (de forma ad hoc).
  • Programación de videoconferencias en diferentes zonas horarias.

Comunicaciones

  • Recepción, registro, distribución y recuperación de la bandeja de entrada y la correspondencia.
  • Actuar como enlace entre la empresa y sus clientes, proveedores, contratistas, arrendadores... en materia administrativa.

Procesamiento de la información

  • Administración de sistemas de archivos físicos y digitales.
  • Desarrollo de documentos de texto: cartas, propuestas comerciales, declaraciones internas...
  • Mantenimiento y actualización de bases de datos (clientes, proveedores, grupo de talentos...).
  • Desarrollo de presentaciones multimedia.
  • Investigación de información.

Gestión de documentos legales y comerciales

  • Redacción y revisión de contratos de prestación de servicios, acuerdos de confidencialidad y otros.
  • Preparación de la documentación requerida por las agencias públicas.
  • Cumplimiento de la protección de datos.

Actividad comercial

  • Actuar como enlace entre la empresa y su administrador en relación con la contabilidad, los pagos, los impuestos, la tesorería...
  • Analizar y conciliar los ingresos, la facturación y los gastos de la empresa.

Requisitos mínimos:

  • Título técnico superior en Asistencia Ejecutiva.
  • Inglés B2 (imprescindible).
  • 3 años de experiencia previa en un puesto similar.
  • Conocimientos avanzados de:
    • Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
    • Google Workspace (Gmail, Calendario).
    • Plataformas de comunicación como Zoom y Microsoft Teams.

Requisitos deseables:

  • Título universitario.
  • Conocimientos de francés y/o portugués. Otros idiomas son una ventaja.
  • Experiencia en el uso del entorno Apple.

Habilidades personales y otros requisitos:

  • Capacidad para trabajar bajo presión.
  • Adaptabilidad.
  • Atención a los detalles.
  • Discreción y confidencialidad.
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
  • Habilidades organizativas sobresalientes.
  • Autosuficiencia.
  • Disponibilidad para trabajar fuera del horario de oficina de forma ocasional.
  • Autorización de trabajo en la UE.

Qué ofrecemos:

  • Contrato indefinido a tiempo completo.
  • Salario competitivo.
  • Horarios de trabajo flexibles.
  • Hasta 6 días/mes de trabajo remoto.
  • 25 días de vacaciones laborales al año.
  • Excelente ambiente de trabajo.
  • Bebidas y aperitivos gratis.
  • Teléfono móvil de la empresa.

Fecha prevista de inicio: principios de mayo.

Si está interesado en el puesto, envíe su CV a admin@driblab.com